¿Cuándo utilizar la factura simplificada?

La factura simplificada es un tipo de factura con menos requisitos que una factura normal, pensada para operaciones más sencillas. Es importante saber que, al no identificar al cliente ni desglosar el IVA, el cliente no puede deducirse ese IVA.

¿Cuándo se puede emitir una factura simplificada?

Puedes emitir una factura simplificada en los siguientes casos:

• Operaciones de poco importe:
• Si el total no supera los 400 € (IVA incluido).
• Si el total no supera los 3.000 € en actividades específicas como la venta al por menor, hostelería, restauración, transporte de personas, servicios a domicilio y uso de instalaciones deportivas, entre otras.
• Cuando necesitas emitir una factura rectificativa (para corregir una factura anterior).

¿Cuándo NO se puede emitir una factura simplificada?

Hay ciertas situaciones en las que no se pueden emitir facturas simplificadas:

• Operaciones internacionales:
• Entregas o servicios intracomunitarios (dentro de la Unión Europea).
• Operaciones realizadas fuera de la Comunidad Europea.
• Entregas en régimen de viajeros (Duty Free).
• Ventas a distancia de bienes en España: Si vendes productos a distancia que se entregan en la Península o Baleares y se transportan desde otro país de la UE, y están sujetos a IVA español. La única excepción es si te has acogido al Régimen Especial de la Unión (ventanilla única u OSS) y estás identificado en España.

¿Y las ventas a distancia internacionales?

Si realizas ventas a distancia intracomunitarias que no están sujetas a IVA español, o ventas a distancia de bienes importados, o prestas servicios a particulares de otros países de la UE y has optado por el régimen de ventanilla única (OSS) identificándote en España, entonces sí podrás emitir facturas simplificadas, siempre que se cumplan las condiciones de importe mencionadas al principio.

La «factura simplificada cualificada»

Si tu cliente (ya sea un empresario, profesional o particular que lo necesite para un trámite tributario) te exige que la factura simplificada incluya sus datos y el IVA desglosado, entonces se convierte en una factura simplificada «cualificada».

En este caso, deberás incluir:

• El NIF y domicilio del destinatario.
• La cuota de IVA repercutida (el IVA debe aparecer por separado).

La gran ventaja de la factura cualificada es que, si el cliente es un empresario, podrá deducirse el IVA. Es importante recordar que los empresarios o profesionales que actúan como tales no pueden ser destinatarios de ventas a distancia intracomunitarias ni de ventas a distancia de bienes importados.

¿Qué información debe incluir una factura simplificada?

Aunque sea «simplificada», debe contener cierta información clave:

• Identificación de la factura:
• Número: Debe ser correlativo (siguiendo un orden).
• Serie: Es obligatoria una serie específica si la emites junto con facturas completas. Es opcional si tienes varias sedes, haces operaciones de distinto tipo, es una factura rectificativa o la emite un tercero.
• Fecha de expedición: El día en que se emite la factura.
• Datos del emisor:
• Tu Número de Identificación Fiscal (NIF).
• Tu nombre y apellidos o la denominación social completa de tu empresa.
• Datos de la operación:
• Fecha de la operación: Obligatoria solo si es diferente a la fecha de expedición (en facturas a clientes empresarios). Es la fecha en que entregas el bien, prestas el servicio o cobras un anticipo.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Tipo impositivo: El tipo de IVA aplicado y, opcionalmente, la frase «IVA incluido». Si hay varios tipos de IVA, debes especificar la base imponible de cada uno por separado.
• Contraprestación total: El importe total que el cliente paga.

En las facturas rectificativas, debes hacer referencia a la factura que estás corrigiendo.

En resumen, la factura simplificada es una herramienta útil para operaciones sencillas, pero tiene limitaciones, especialmente en la deducibilidad del IVA y en operaciones internacionales. Si un cliente empresario la necesita para deducirse el IVA, se convierte en una factura simplificada «cualificada» y requiere más datos.