Libros registro de autónomos en hostelería: qué datos deben incluir y cómo conservar las facturas

Los autónomos que tributan en estimación directa deben llevar correctamente sus libros registro de ventas e ingresos, compras y gastos y, en su caso, bienes de inversión. Desde el 1 de enero de 2020, además, deben incluir en las anotaciones de los libros registro el Número de Identificación Fiscal —NIF— de la contraparte de la operación, es decir, del proveedor o cliente correspondiente.

Esta obligación afecta a los autónomos que desarrollan actividades económicas y determinan su rendimiento por estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, y deriva de la HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registro en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Aunque muchos programas de contabilidad ya incluían este dato antes de esa fecha, desde el 1 de enero de 2020 se convirtió en un requisito obligatorio para Hacienda.

¿Qué deben anotar los autónomos en sus libros registro?

Los autónomos en estimación directa deben registrar sus ingresos, ventas, compras, gastos y bienes de inversión, según corresponda, incluyendo los datos necesarios para identificar cada operación. Entre esos datos debe constar el NIF de la contraparte, ya sea proveedor o cliente.

El objetivo es mejorar el control fiscal y facilitar que los libros registro del IRPF puedan ser compatibles con los libros exigidos en el Impuesto sobre el Valor Añadido —IVA— cuando así proceda.

¿A qué autónomos afecta esta obligación?

Esta obligación afecta principalmente a los autónomos que tributan en estimación directa, tanto en modalidad normal como simplificada, y que desarrollan actividades económicas.

En el caso de la hostelería, puede afectar a autónomos titulares de bares, restaurantes, cafeterías, empresas de catering u otros negocios del sector que declaren sus rendimientos en estimación directa.

Autónomos en estimación directa: libros obligatorios

Los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del método de estimación directa deben llevar y conservar los siguientes libros registro:

Libro registro	Qué recoge
Libro registro de ventas e ingresos	Ingresos obtenidos por la actividad, facturas emitidas y operaciones realizadas
Libro registro de compras y gastos	Facturas recibidas, gastos deducibles y compras vinculadas a la actividad
Libro registro de bienes de inversión	Elementos afectos a la actividad cuya deducción o amortización deba controlarse

En las anotaciones de los libros de ventas e ingresos y de compras y gastos debe incluirse el NIF de la contraparte de la operación.

¿Qué significa incluir el NIF de la contraparte?

Incluir el NIF de la contraparte significa identificar fiscalmente a la otra parte que interviene en la operación.

En el libro de ventas e ingresos, será el NIF del cliente cuando la operación deba identificarse individualmente.

En el libro de compras y gastos, será el NIF del proveedor que emite la factura o documento justificativo.

Para un negocio hostelero, esto puede afectar, por ejemplo, a facturas de proveedores de alimentación, bebidas, suministros, mantenimiento, alquiler, servicios profesionales, maquinaria, reparaciones o cualquier gasto vinculado a la actividad.

¿Pueden hacerse asientos resumen de facturas recibidas?

Sí. La Orden HAC/773/2019 permite realizar un asiento resumen global de facturas recibidas en una misma fecha, siempre que se cumplan determinados requisitos. Para ello, deben constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, proceder de un único proveedor, incluir la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo y la cuota impositiva global.

Además, el importe total conjunto de las operaciones, IVA no incluido, no debe superar los 6.000 euros, y el importe de cada una de las operaciones documentadas en esas facturas no debe superar los 500 euros, IVA no incluido.

Autónomos con varios establecimientos

Los autónomos titulares de varios establecimientos situados dentro del ámbito de aplicación del impuesto pueden llevar libros registro en cada uno de ellos.

En ese caso, deberán anotar por separado las operaciones realizadas desde cada establecimiento. No obstante, los asientos resumen de cada local deberán trasladarse a los libros registro generales que deben llevarse en el domicilio fiscal.

Esto puede ser relevante para empresarios hosteleros que gestionen más de un bar, restaurante, cafetería o local de hostelería.

Autónomos en estimación objetiva: libros obligatorios

Los autónomos que tributan por estimación objetiva —módulos— tienen obligaciones registrales más limitadas, pero también pueden estar obligados a llevar determinados libros en algunos casos.

Deberán llevar:

Situación	Libro obligatorio
Si deducen amortizaciones	Libro registro de bienes de inversión
Si realizan actividades cuyo rendimiento neto se determina teniendo en cuenta el volumen de operaciones	Libro registro de ventas e ingresos

En el libro de ventas e ingresos deberán incluirse también las subvenciones corrientes y de capital, con sus criterios de imputación, así como las indemnizaciones.

¿Qué ocurre si hay errores en los libros registro?

Si el autónomo detecta un error u omisión en sus anotaciones registrales, deberá rectificarlo tan pronto como lo advierta.

La rectificación deberá realizarse mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar correctamente, para cada periodo trimestral de liquidación del pago fraccionado, el total de ingresos y gastos del periodo una vez practicada la corrección.

Es importante no borrar ni modificar anotaciones de forma que impidan seguir el rastro de la corrección. La rectificación debe permitir entender qué se corrige y cómo queda el resultado final del periodo.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse facturas y justificantes?

Los contribuyentes del IRPF deben conservar, durante el plazo máximo de prescripción, todos los justificantes, facturas y documentos acreditativos de las operaciones, ingresos y gastos que hayan sido reflejados en los libros registro. Con carácter general, este plazo es de cuatro años.

Durante ese periodo, la Agencia Tributaria puede requerir la exhibición de los libros, facturas y justificantes relacionados con la actividad.

Checklist para autónomos hosteleros

Antes de cerrar cada trimestre, conviene revisar:

• Que todas las ventas e ingresos estén anotados.
• Que todas las compras y gastos estén registrados.
• Que las facturas recibidas incluyan los datos fiscales correctos.
• Que figure el NIF del proveedor o cliente cuando corresponda.
• Que los gastos estén vinculados a la actividad.
• Que los bienes de inversión estén correctamente registrados.
• Que los asientos resumen cumplan los límites exigidos.
• Que las subvenciones o indemnizaciones se hayan anotado si procede.
• Que se hayan corregido errores mediante anotaciones rectificativas.
• Que se conserven facturas, justificantes y documentos acreditativos.
• Que los libros puedan aportarse si Hacienda los requiere.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo es obligatorio incluir el NIF de proveedores y clientes?

Desde el 1 de enero de 2020, los autónomos en estimación directa deben incluir el NIF de la contraparte en las anotaciones de los libros registro de ventas e ingresos y de compras y gastos.

¿Qué libros debe llevar un autónomo hostelero en estimación directa simplificada?

Debe llevar libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos y libro registro de bienes de inversión.

¿Qué libros debe llevar un autónomo en módulos?

Depende de la actividad. Cuando deduzca amortizaciones, deberá llevar libro registro de bienes de inversión. Cuando el rendimiento se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones, deberá llevar libro registro de ventas e ingresos.

¿Puedo agrupar varias facturas de un mismo proveedor?

Sí, siempre que sean facturas recibidas en una misma fecha, procedan de un único proveedor y se respeten los límites de 6.000 euros de importe total conjunto, IVA no incluido, y 500 euros por cada operación documentada, IVA no incluido.

¿Durante cuánto tiempo debo conservar las facturas?

Con carácter general, durante cuatro años, que es el plazo máximo de prescripción tributaria.

¿Qué pasa si detecto un error en los libros?

Debe rectificarse en cuanto se advierta, mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar correctamente los ingresos y gastos del trimestre afectado.

Recomendación para empresas de hostelería

Una correcta llevanza de los libros registro permite evitar incidencias en caso de requerimiento de Hacienda, mejorar el control del negocio y facilitar la preparación de declaraciones fiscales.

Si necesitas asesoramiento fiscal especializado para tu local de hostelería, contacta con nuestros asesores fiscales: fiscal@hosteleriamadrid.com.

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